Þátttaka í útboðum opinberra aðila er stór þáttur í starfsemi margra fyrirtækja enda geta þau falið í sér umtalsverð tækifæri. Slík útboð eru oft viðamikil og flókin og miklir hagsmunir í húfi fyrir alla hlutaðeigandi. Opinber innkaup lúta jafnframt skýrum reglum sem miða að jafnræði, gagnsæi og hagkvæmni.
Reynslan hefur sýnt að árangur í útboðum ræðst að stórum hluta af vönduðum undirbúningi og markvissri tilboðsgerð. Hér eru nokkur góð ráð sem vert er að hafa í huga við gerð tilboða.
Að kynna sér útboðsgögn
Opinber útboð á Íslandi eru almennt auglýst á vefnum utbodsvefur.is, þar sem bjóðendur geta nálgast útboðstilkynningar og útboðsgögn. Þegar verðmæti innkaupa fer yfir EES-viðmiðunarmörk eru útboð einnig auglýst á TED vefnum (https://ted.europa.eu/en/) sem er upplýsingavefur Evrópusambandsins um útboð.
Góður undirbúningur er grundvallaratriði þegar kemur að þátttöku í opinberum útboðum. Bjóðendur ættu að kynna sér útboðsgögnin vandlega strax eftir birtingu. Sérstaklega þarf að huga að kröfum til bjóðenda og tilboða og fara vel yfir hvaða gögn þarf að leggja fram, hverjar formkröfurnar eru, hver tímafresturinn er og hvernig tilboð verða metin.
Hægt er að nýta fyrirspurnarfresti til að gera athugasemdir við eða óska eftir skýringum á útboðsgögnum. Telji bjóðendur skilmála útboðsgagna ólögmæta er heimilt að kæra efni þeirra til kærunefndar útboðsmála innan 20 daga frá birtingu þeirra.
Vandvirkni við skil tilboða
Bjóðendur bera ábyrgð á tilboðum sínum og að þeim sé skilað í samræmi við kröfur útboðsins, þ.m.t. að fullnægjandi gögnum sé skilað og á réttum tíma. Bjóðendur þurfa sérstaklega að huga að því að leggja fram öll nauðsynleg gögn sem sýna fram á að kröfum útboðsgagna sé fullnægt við skil tilboða. Tilboð sem eru í ósamræmi við útboðsgögn eru almennt talin ógild og ekki má ganga út frá því að fá tækifæri til leiðréttinga eftir lok tilboðsfrests. Þá geta bjóðendur ekki heldur gengið út frá því að kaupandi byggi á öðrum upplýsingum en þeim sem koma fram í tilboði og fylgigögnum þess.
Kaupandi getur í ákveðnum tilvikum óskað eftir skýringum, lagfæringum eða viðbótargögnum innan hæfilegs frests, en það er almennt á hans forræði og slíkt má ekki fela í sér breytingar á grundvallarþáttum tilboðs eða raska samkeppni.
Val á tilboði og úrræði bjóðenda
Útboðum lýkur að jafnaði með tilkynningu kaupanda um hvaða tilboð hefur verið valið til samningsgerðar, og þar með hvaða tilboðum hefur verið hafnað. Bjóðendur eiga rétt á rökstuðningi fyrir ákvörðunum kaupanda og skal beiðni um slíkt berast innan 14 daga frá því að tilkynnt var um val á tilboði. Kaupanda er óheimilt að gera samning í kjölfar ákvörðunar um val tilboðs fyrr en að liðnum 5-10 daga biðtíma samningsgerðar eftir umfangi innkaupanna.
Telji bjóðandi að kaupandi hafi brotið gegn réttindum hans með ákvörðun um val tilboðs getur hann kært hana til kærunefndar útboðsmála innan 20 daga. Athugið að kæra sem borin er fram eftir að búið er að skrifa undir samning hefur almennt ekki áhrif á gildi samningsins. Sé kæra aftur á móti borin fram innan biðtíma samningsgerðar er gerð samnings óheimil þar til kærunefndin hefur leyst úr kærunni. Bjóðendur verða því að bregðast hratt við vilji þeir neyta kæruheimilda sinna.
Guðmundur Siemsen og Hrafnhildur Kristinsdóttir lögmenn og eigendur hjá Advel lögmönnum.
Heimild: Vb.is
