Á Útboðsþingi SI sem haldið var í Háteig á Grand Hótel Reykjavík greindi Björg Ásta Þórðardóttir, sviðsstjóri mannvirkjasvið SI, frá 12 atriðum sem verkkaupar ættu að hafa í huga við framkvæmd útboða. Í máli hennar kom meðal annars fram að mikilvægt væri að vel takist til við framkvæmd útboða til að auka hagkvæmni opinberra verkkaupa, lækka verð og draga úr sóun, bæði verktaka og opinberra aðila.
Hér fara atriðin 12 sem beint var til verkkaupa:
1. Framkvæmið markaðskannanir
Aukið samtöl við fyrirtæki á markaði á undirbúningsstigi útboða með því að fara í undanfarandi markaðskannanir. Gefst þá tækifæri til að kanna m.a. markaðaðstæður og tækjabúnað fyrirtækja sem getur hjálpað verkkaupum að átta sig á því hvernig og hvenær er rétt að ráðast í útboð.
2. Veljið góðan tíma fyrir útboð
Veljið góðan tíma fyrir útboð til að hámarka möguleika fyrirtækja til að taka þátt í útboðum og bjóða hagkvæm verð. Horfa ber til þess að sumartíminn er alla jafna háannatími verktaka auk þess að vera sumarleyfistími, ekki bara hjá íslenskum verktökum heldur líka birgjum erlendis.
3. Gerið ráð fyrir eðlilegum undirbúningstíma framkvæmda
Veitið fyrirtækjum eðlilegan undirbúningstíma frá opnun tilboða og þar til verk hefst. Of stuttur tími er líklegur til að auka kostnað verksins og hættu á töfum.
4. Aukið gæði kostnaðaráætlana
FRV, Mannvirki og SAMARK hafa ráðist í stórt verkefni sem felst í að þýða og staðfæra gögn AACE, sem felur í sér vandaða aðferðarfræði við gerð kostnaðaráætlana. Sú aðferðarfræði tryggir samræmdan skilning á markaði, lágmarksgæði við gerð kostnaðaráætlana og eykur til muna á rekjanleika við framúrkeyrslu. Hægt er að nálgast gögnin á www.kostnadur.is sem unnt er að sækja öllum að kostnaðarlausu.
5. Gerið ráð fyrir hæfilegri greiðslu fyrir þátttöku
Í verkefnum þar sem gert er ráð fyrir greiðslu fyrir þátttöku þarf að huga að því að greiðslur endurspegli betur kostnað fyrirtækja við þátttöku í útboðinu. Greiðslur eru mjög lágar og standa ekki nema undir brotabroti af kostnaði við þátttöku. Á sama tíma eru sífellt auknar kröfur um gagnaskil sem auka kostnað fyrirtækja við þátttöku. Of lágar greiðslur draga úr möguleikum minni aðila til að taka þátt í umræddum útboðum auk þess að velta samfélagslegum kostnaði af þátttöku yfir á þátttakendur.
6. Notið hæfileg og viðeigandi verðtryggingarákvæði
Tryggið að í útboðsskilmálum, bæði í styttri og lengri verkum, séu hæfileg verðtryggingarákvæði til að auka hagkvæmni tilboða og draga úr áhættu verktaka og verkkaupa af verkinu. Byggingarvísitalan er ekki alltaf heppileg til verðtryggingar og skoða þarf að nýta aðrar vísitölur sem mæla betur breytingar á kostnaði í viðkomandi verki.
7. Aukið nákvæmni í útboðsskilmálum
Auka þarf nákvæmni í útboðsskilmálum, þá sér í lagi magnskrám og verklýsingu, og tryggja innra samræmi. Draga þarf úr notkun á mælikvarðanum „ein heild“ í magnskrám og auka samtal við markaðinn um verklýsingar í sérhæfðum verkþáttum en það eiga það til að slæðast inn verklýsingar sem lýsa gamalli aðferðarfræði og verkháttum.
8. Eðlileg og hæfileg hæfisskilyrði
Tryggja þarf að útboðsskilmálar séu í samræmi við lögbundnar hæfiskröfur og þar ber til þess að líta að við erum með lögbundin verksvið í mismunandi iðngreinum í byggingariðnaði. Þá þarf að tryggja að kröfur um fjárhagslegt hæfi séu í eðlilegu samhengi við stærð og flækjustig verks. Of ríkar kröfur draga úr nýliðun og samkeppni á markaði.
9. Hóflegar kröfur um gagnaskil
Gæta þarf að því að stilla kröfum um gagnaskil í hóf. Huga þarf að því, sérstaklega í hönnunarsamkeppnum og alútboðum, þar sem borið hefur á því að gagnaskilakröfur hafi aukist töluvert, með tilheyrandi kostnaðarauka fyrir bjóðendur.
10. Ekki áskilja eignarrétt á hugverkum
Mikilvægt er að verkkaupar hverfi frá þeirri framkvæmd að áskilja eignarrétt á hugverkum og tryggi þess í stað eðlilegan nýtingarrétt hugverkaréttinda.
11. Vistvænir skilmálar í samræmi við aðstæður á markaði
Vistvænir útboðsskilmálar þurfa að taka mið af aðstæðum á markaði. Óhóflegar kröfur geta, jafnvel án aukins umhverfislegs ávinnings, dregið úr hagkvæmni og skilvirkni útboða. Innleiðing nýrra krafna þarf að eiga sér stað í samtali við markaðinn svo unnt sé að tryggja viðeigandi aðlögun og fyrirsjáanleika. Breyting þarf líka að vera í takti við möguleika markaðarins til að mæta nýjum kröfum, t.a.m. í samræmi við framboð á umhverfisvænum kostum.
12. Hafið bjóðendur viðstadda opnun
Opnið tilboð í útboðum að bjóðendum viðstöddum. Það eykur gagnsæi og traust á útboðsferlinu. Unnt er að nýta tæknilausnir, á borð við Teams og Zoom.
Heimild: SI.is
